L'estimation des coûts est l'une des fonctions les plus  importantes dans une entreprise de construction. Bien faite, elle peut être  la raison clé pour laquelle les entreprises remportent des projets et  construisent une entreprise prospère. Mal faite, elle peut entraîner une  perte significative de temps, d'efforts et d'argent. Compte tenu des  conditions économiques mondiales difficiles et d'un marché hautement  compétitif, il est compréhensible que les dirigeants de la construction  mettent en lumière l'estimation des coûts pour obtenir un avantage  concurrentiel et améliorer leurs résultats d'appel d'offres.

L'estimation des coûts est intrinsèquement un processus simple

Malgré ses défis, l'estimation des coûts est intrinsèquement un  processus simple. L'estimation des coûts est le processus de calcul du coût  de toutes les ressources nécessaires à la réalisation d'un projet. À un  niveau élevé, tout ce qu'il faudrait faire est d'identifier toutes les  ressources nécessaires à l'exécution du projet, de déterminer le coût et la  quantité de chaque ressource, de multiplier le coût par la quantité de chaque  ressource, puis d'additionner tous les chiffres.

Cela semble assez simple, n'est-ce pas ?

Pas tout à fait.

Les défis de l'estimation des coûts

Si l'estimation est un concept simple, où se situent les  difficultés ? Il s'avère qu'en matière d'estimation des coûts, le souci se  cache dans les détails.  Si vous parlez  à n'importe quel estimateur en construction, il vous expliquera rapidement  les nombreux aspects du travail qui le rendent difficile.

En parlant avec de nombreux estimateurs, voici les défis que  nous entendons le plus souvent chez BidBow :

• L'estimation est fortement axée sur les données, mais elle  implique encore beaucoup de conjectures. Des sources de données riches  (telles que les données historiques de projets, les devis des fournisseurs,  les données de coûts de tiers et les enregistrements de coûts internes)  aideront considérablement à l'estimation. Mais même avec toutes ces données  disponibles, il y a encore beaucoup de conjectures impliquées. Un estimateur  a besoin des bonnes données, mais presque autant, un estimateur a besoin d'une  abondance d'imagination. Étant donné qu'il n'y a aucun moyen de savoir  comment un projet de construction donné sera réalisé, les meilleurs  estimateurs sont ceux qui sont les meilleurs pour imaginer le projet et faire  les bonnes hypothèses à son sujet. Ils le font en combinant de bonnes données  avec leur im
• L'estimation nécessite un alignement fort et opportun entre les  parties prenantes. Les estimateurs de coûts ne travaillent pas dans une  sphère fermée. Il y a de nombreux intervenants dans toute l'entreprise qui  ont besoin d'informations des estimateurs et qui peuvent fournir des  informations précieuses aux estimateurs. C'est grâce à cette collaboration  que les entreprises peuvent obtenir les meilleurs résultats possibles. Pour  faciliter cette collaboration, les estimateurs doivent souvent partager des rapports,  utiliser des informations pour ajuster rapidement les estimations, effectuer  des analyses de scénarios et évaluer différents scénarios de tarification -  le tout dans des délais très courts avant de finaliser une soumission. Sans  les bons outils en place, ce processus peut être difficile et chronophage.
• L'estimation est un exercice d'équilibre permanent. Chaque  estimateur souhaite obtenir les estimations les plus précises, mais il y a un  moment où passer plus de temps à être plus précis n'en vaut pas la peine. Un  bon estimateur sait où la précision est importante et où elle ne l'est pas,  et peut trouver un équilibre entre la précision et l'efficacité. Les  estimateurs doivent évaluer en permanence le retour sur investissement de  leurs propres efforts et consacrer leur temps aux domaines qui offrent le meilleur  rendement.
• L'estimation nécessite beaucoup de ressources et de temps. La  plupart des projets de construction nécessitent un grand nombre de  ressources. Le processus d'identification, de quantification et d'estimation  des ressources prend donc beaucoup de temps. De nombreux estimateurs  utilisent des groupes de ressources apparentées, ou des assemblages, pour  accélérer l'estimation. Cela peut être grandement facilité par un logiciel  d'estimation. Malheureusement, de nombreux estimateurs travaillent encore  avec des feuilles de calcul. Sans les outils adéquats, il devient de plus en  plus difficile d'intensifier leurs efforts.
• Une grande variance dans la productivité entraîne une grande variance dans l'estimation. L'estimation des quantités de ressources  nécessite souvent de faire des hypothèses sur la productivité des ressources.  Un groupe de ressources ayant un taux de productivité élevé nécessitera moins  de ressources et donc un coût plus faible. Un groupe ayant un taux de  productivité plus faible nécessitera plus de ressources, ce qui entraînera un  coût plus élevé. Le large éventail de possibilités en matière de taux de productivité  peut entraîner une grande variabilité des coûts potentiels. L'estimation de  la productivité est un autre domaine qui requiert de l'expérience et de la  connaissance de la part de l'estimateur.
• La gestion des coûts indirects peut être ambiguë. L'un des  domaines dans lesquels les entreprises de construction tentent de se  différencier est la manière dont elles gèrent leurs coûts indirects, parfois  appelés frais généraux. La difficulté réside dans le fait que le calcul et la  répartition de ces coûts indirects peuvent être ambigus. Une sous-estimation  peut conduire à une diminution des bénéfices et à un fonctionnement  potentiellement déficitaire. Une surestimation peut conduire à fixer un prix  trop élevé et à perdre de nombreux appels d'offres. De nombreuses entreprises  n'utilisent pas un langage commun pour définir leurs coûts indirects et n'ont  pas non plus de méthode standard pour les calculer. Il s'agit souvent d'un  domaine où l'estimation peut être améliorée.

Opportunités d'estimation des coûts : personnes, processus et  technologie

Pour réussir dans l'estimation des coûts et les résultats des  offres, les dirigeants de la construction doivent donner la priorité à la  bonne combinaison de personnes, de processus et de technologie.    

Pour commencer, les dirigeants du secteur de la  construction ont besoin d'excellents estimateurs. Les estimateurs sont  l'élément vital d'une entreprise de construction, et leur travail est  considérablement difficile, orienté vers le détail et spécialisé. Rares sont  ceux qui peuvent se targuer de maîtriser ce métier après avoir passé des  années à l'affiner. De nombreuses entreprises ont du mal à recruter, à former  et à garder des estimateurs. Celles qui ont le plus de chances de réussir  sont les dirigeants qui reconnaissent l'importance de la fonction  d'estimation, qui investissent dans le développement et la fidélisation des  estimateurs et qui leur fournissent le soutien, la formation et les outils  dont ils ont besoin pour être efficaces. Une culture d'entreprise qui  reconnaît l'importance de l'estimation fournira également la structure  organisationnelle et le soutien adéquats pour permettre une collaboration et  une prise de décision efficaces.      

Avoir des processus et des méthodes d'estimation  définis aide les gens à parler le même langage, à communiquer plus  efficacement et à prendre des décisions plus rapidement. Les méthodes  d'estimation standardisées permettent aux nouveaux employés de se familiariser  rapidement avec la manière dont l'estimation est effectuée dans l'entreprise,  ce qui leur permet de fournir des prestations plus rapidement et plus  efficacement.    

La bonne technologie est un ingrédient clé pour le succès de l'estimation. Les logiciels d'estimation des coûts peuvent automatiser de nombreux aspects répétitifs et chronophages de l'estimation.  Tous les logiciels spécialisés d'estimation de construction incluront généralement la capacité de gérer et de maintenir une base de données de  ressources, et des groupes de ressources (assemblages), pour accélérer l'estimation. En plus de calculer les coûts, les meilleurs outils fournissent également des rapports riches, des analyses de scénarios, des évaluations de  scénarios de tarification, des comparaisons de devis de fournisseurs, le  suivi des travaux exécutés et d'autres fonctions qui rendent l'estimation des  coûts plus facile, plus rapide et plus précise.    

Si votre entreprise est confrontée à de faibles  taux de réussite des appels d'offres et à de faibles marges bénéficiaires, il  est temps d'accorder plus d'attention à l'estimation des coûts. Vérifier si  vous disposez de la bonne combinaison de personnes, de processus et de  technologies est la première étape vers une entreprise de construction  prospère, des taux d'appels d'offres plus élevés et une rentabilité accrue.