Un contrôle budgétaire efficace est un élément essentiel de la  gestion de projet pour les entreprises de construction. Malgré tous leurs  efforts, de nombreuses entreprises rencontrent encore des difficultés à  mettre en œuvre des mesures de contrôle budgétaire efficaces, ce qui entraîne  des dépassements de coûts et des retards. L'un des premiers obstacles est le  manque d'harmonisation entre les équipes chargées de l'estimation et celles  chargées des opérations.    

Dans sa forme la plus simple, le contrôle  budgétaire consiste à comparer la valeur acquise avec le coût réel pour une  liste de centres de coûts convenus et à analyser la cause première des écarts  de coûts. L'objectif de cette analyse est de permettre aux chefs de projet de  prendre les bonnes mesures pour limiter les dépassements de coûts et  maximiser la rentabilité.    

Ce blog vise à fournir des étapes pratiques pour  surmonter les défis courants et pour mettre en œuvre un contrôle budgétaire  réussi dans les projets de construction.    

Permettre l'alignement entre les principaux  départements    

L'un des principaux défis de la mise en œuvre  d'un contrôle budgétaire efficace est le manque d'alignement et les  incohérences dans les rapports entre les trois équipes impliquées :  estimation, finance et contrôle des coûts. Différents départements sont responsables  de différentes parties du processus. Des canaux de communication clairs sont  essentiels pour s'aligner sur la manière dont les objectifs de contrôle  budgétaire seront atteints, les responsabilités de chacune des équipes  impliquées et la mise en œuvre d'un flux de travail efficace au sein des  équipes.    

Établir une base de référence cohérente des  centres de coûts pour le contrôle budgétaire    

Un autre défi connexe est le manque de codes de  coûts ou de centres de coûts cohérents entre les départements, ce qui rend  difficile l'établissement d'une base de référence commune pour comparer la  valeur acquise et le coût réel. Pour relever ce défi, un système de codage  des coûts clair doit être établi et utilisé de manière cohérente pour le  contrôle budgétaire. Il est important que le niveau de granularité des  centres de coûts soit réaliste et aligné avec les ressources disponibles de  l'entreprise et sa capacité à capturer les coûts réels. L'utilisation de  logiciels spécialisés d'estimation et de contrôle budgétaire peut faciliter  davantage la mise en œuvre du système de codage sélectionné et permettre une  transition et un reporting fluides entre les équipes.    

Exploiter l'estimation lors de l'élaboration du  budget du projet    

Bien qu'il soit important de reconnaître  l'objectif et les hypothèses derrière une estimation, elle peut constituer  une base précieuse lors de la création du budget du projet. À mesure que plus  d'informations sur le projet deviennent disponibles, des modifications  appropriées doivent être appliquées à l'estimation pour refléter plus  fidèlement le projet. En outre, le budget du projet peut devoir être ajusté  pour tenir compte des changements de portée et des décisions de gestion.  Toutefois, un budget final et convenu doit être utilisé comme base de  référence pour le contrôle budgétaire.    

Suivre avec des dates de clôture régulières et  cohérentes    

Les retards dans l'obtention des rapports de  coûts réels et les différences dans les dates de clôture peuvent poser des  défis dans le contrôle budgétaire. L'établissement de protocoles et de  calendriers clairs pour toutes les équipes peut aider à garantir un suivi et  un reporting appropriés de la valeur acquise, du coût réel et des écarts de  coûts. Un suivi et une surveillance plus fréquents de la valeur acquise et  des coûts réels permettent une mise en œuvre plus rapide des actions  correctives pour atténuer les dépassements de coûts.    

Tenir compte des réaffectations et des  ajustements    

Les changements dans les méthodes de  construction peuvent nécessiter la réaffectation des coûts à différents  centres de coûts, ce qui rend difficile la comparaison précise des coûts  budgétés par rapport aux coûts réels. Par exemple, lorsqu'une activité de  projet était supposée être réalisée en interne lors de la budgétisation, mais  a ensuite été sous-traitée. Il est nécessaire de réaffecter les coûts au bon  centre de coûts pour garantir une comparaison appropriée. De plus, la prise  en compte des corrections telles que les responsabilités et les matériaux sur  site nécessite l'application d'ajustements aux valeurs de coût réelles pour  refléter ces variables.    

Analyser les résultats pour prendre des mesures  correctives ou explorer des possibilités    

L'objectif principal du contrôle budgétaire est  de détecter la cause profonde des écarts afin d'atténuer les dépassements de  coûts et de maximiser les opportunités de rentabilité. Le calcul des  principaux indicateurs de contrôle budgétaire et l'investigation des écarts  aident les chefs de projet à déterminer les actions appropriées. De plus, des  informations peuvent être renvoyées aux équipes d'estimation pour permettre  une meilleure précision, compétitivité et rentabilité pour les projets  futurs.    

Enfin, de nombreuses entreprises tentent de  faire trop de choses à la fois pour résoudre les dépassements de coûts. Le  contrôle budgétaire peut être un sujet complexe et multidimensionnel.  Cependant, en commençant simplement par les quelques étapes décrites dans cet  article, vous serez bien engagé sur la voie d'un contrôle budgétaire réussi  que vous pourrez faire évoluer et progresser au fil du temps.