Les feuilles de calcul sont un outil couramment utilisé dans  l'ensemble du secteur de la construction, que ce soit pour les finances, la  gestion de projet ou l'établissement de rapports. Ils constituent un outil  puissant pour organiser les données, effectuer des calculs et créer des  diagrammes et des graphiques. Cependant, lorsqu'il s'agit d'estimation, les  feuilles de calcul sont-elles le bon outil à utiliser ?

L'estimation est un processus collaboratif

L'estimation implique souvent une équipe de personnes, et les  feuilles de calcul ne sont tout simplement pas conçues pour la collaboration.  Le partage de feuilles de calcul pose plusieurs défis pour les estimateurs  travaillant en équipe. L'un des plus grands défis est que le format et les  formules utilisées peuvent ne pas être bien compris par tout le monde, ce qui  entraîne confusion et erreurs. De plus, la saisie manuelle de formules et de  données peut conduire à un désastre, car des modifications accidentelles  peuvent entraîner des estimations incorrectes. Malgré l'utilisation courante  de dossiers partagés, il y a une forte tendance pour les estimateurs à créer  leurs propres versions de feuilles de calcul - entraînant des divergences et  une incertitude dans le contrôle des versions.

Les feuilles de calcul ne sont pas des bases de données

Les feuilles de calcul sont excellentes pour la manipulation de  données, mais ne sont pas conçues pour le stockage et l'organisation de  données. Cela est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit d'estimer en  utilisant une approche modulaire ou par blocs de construction où les  estimations précédentes sont réutilisées pour des éléments tels que les  ressources, les activités et les éléments standard. La ressaisie de ces  données à chaque fois peut prendre du temps et être source d'erreurs  lorsqu'elles sont gérées dans des feuilles de calcul plutôt que dans une  application de base de données.

Les feuilles de calcul sont insuffisantes pour une analyse  détaillée de la ventilation des coûts

Bien que les feuilles de calcul puissent suffire pour les  estimations de coûts de haut niveau basées sur l'expérience de l'estimateur,  elles sont souvent insuffisantes lorsqu'il s'agit de ventiler les coûts de  manière détaillée. Pour atteindre le niveau de précision nécessaire aux  appels d'offres et générer des rapports pour les différents départements, une  ventilation détaillée de tous les coûts de main-d'œuvre, d'équipement et de  matériel est nécessaire. Ce niveau de détail est nécessaire pour les rapports  budgétaires pour les finances, les rapports d'activité pour la planification  ainsi que les rapports détaillés de ventilation des ressources pour  l'approvisionnement et peut être très difficile à produire à l'aide de  simples feuilles de calcul.

Estimation avec plusieurs ensembles de quantités

Estimer les coûts et les prix en utilisant deux ensembles de  quantités peut rapidement devenir complexe lorsqu'on utilise des feuilles de  calcul. Si vous devez calculer les coûts en fonction des quantités du client  et des quantités de métrés, la complexité d'une feuille de calcul peut  doubler. C'est là qu'une application de base de données, spécifiquement  conçue pour gérer plusieurs ensembles de quantités, devient utile. Elle peut  facilement gérer et calculer les coûts en fonction de plusieurs ensembles de  quantités, rendant le processus d'estimation plus précis et plus efficace. En  utilisant une application de base de données spécialisée, vous pouvez  rationaliser votre processus d'estimation et réduire le risque d'erreurs dues  à des calculs complexes.

Changements de dernière minute dans les devis ?

Apporter des modifications de dernière minute à une proposition  d'offre peut être une tâche ardue pour les estimateurs. Peu de temps avant la  soumission de l'offre, la direction demande souvent des modifications basées  sur divers scénarios hypothétiques, tels que la réduction du coût de  l'équipement ou la négociation avec les sous-traitants pour une remise. Ces  changements peuvent être longs à appliquer dans une estimation sur feuille de  calcul, entraînant des retards et des inexactitudes. Cependant, une application de base de données, spécifiquement conçue pour gérer ces types de  scénarios, peut rapidement mettre en œuvre des changements en quelques  secondes. Avec un outil spécialisé, les estimateurs peuvent s'assurer que la  meilleure proposition est soumise à temps et avec précision, donnant à leur  organisation un avantage concurrentiel.

Feuilles de calcul et calcul des coûts indirects

Calculer et répartir les coûts indirects peut être une tâche  complexe lorsqu'on utilise des feuilles de calcul. Bien qu'une majoration en  pourcentage simple soit parfois appliquée de manière égale à tous les  éléments, le calcul des coûts indirects nécessite souvent sa propre  estimation complète, similaire aux éléments directs. De plus, la répartition  des coûts indirects peut devoir être inégalement répartie dans certaines  circonstances, entraînant encore plus de manipulations manuelles dans les  feuilles de calcul. Une application d'estimation spécialisée peut simplifier  l'estimation des coûts indirects et permettre la répartition des coûts  indirects de manière stratégique pour atteindre le prix cible.

L'ancienne méthode n'est pas toujours la meilleure !

Si vous hésitez à abandonner les feuilles de calcul, gardez à  l'esprit les points ci-dessus. Vous pourriez penser que les feuilles de  calcul sont la solution idéale car elles sont couramment utilisées pour les  appels d'offres et les données de coûts. Cependant, il est important de noter  que certaines applications d'estimation spécialisées sont hautement  compatibles avec la plupart des applications de feuilles de calcul, vous  permettant ainsi de bénéficier des deux mondes et d'utiliser le bon outil  pour la tâche à accomplir.

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